이봐! GL Sheets의 공급 업체로서 전통적인 종이 기반 GL 시트에서 디지털 시트로 전환하는 것을 직접 보았습니다. 그것은 추진력을 얻고있는 추세와 정당한 이유입니다. Digital GL Sheets는 더 나은 조직, 더 쉬운 액세스 및 향상된 보안과 같은 많은 이점을 제공합니다. 따라서 여전히 종이 GL 시트를 사용하고 스위치를 만드는 것에 대해 생각하고 있다면이 블로그 게시물은 귀하를위한 것입니다.
디지털 GL 시트로 변환하는 이유는 무엇입니까?
우리가 사용법 부분으로 뛰어 들기 전에 종이 GL 시트를 디지털로 변환하는 이유에 대해 빠르게 이야기합시다. 우선, 디지털 GL 시트가 더 편리합니다. 인터넷에 연결되어있는 한 언제든지 어디서나 액세스 할 수 있습니다. 더 이상 종이 더미를 들고 다니거나 잃어버린 것에 대해 걱정하지 않습니다.
둘째, 디지털 GL 시트는 구성하기가 더 쉽습니다. 그것들을 분류하고 태그를 추가하고 특정 정보를 검색하여 스냅 할 수 있습니다. 이렇게하면 특히 많은 수의 GL 시트를 처리하는 경우 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.
또 다른 큰 장점은 보안입니다. 디지털 GL 시트는 암호화 및 암호로 보호 될 수 있으므로 민감한 재무 정보를 안전하게 유지할 수 있습니다. 다른 사용자에 대해 다른 수준의 액세스를 설정할 수도 있으며, 이는 여러 직원이있는 비즈니스에 적합합니다.
1 단계 : 올바른 소프트웨어를 선택하십시오
용지 GL 시트를 디지털로 변환하는 첫 번째 단계는 올바른 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 많은 옵션이 있으므로 특정 요구 사항을 충족하는 옵션을 찾는 것이 중요합니다. 인기있는 선택에는 Microsoft Excel, Google Sheets 및 Quickbooks가 있습니다.
Microsoft Excel은 비즈니스 세계에서 널리 사용되는 강력한 스프레드 시트 프로그램입니다. GL 시트를 효과적으로 관리하는 데 도움이되는 많은 기능과 기능이 있습니다. 반면에 Google Sheets는 사용하기 쉽고 어디서나 액세스 할 수있는 무료 클라우드 기반 스프레드 시트 프로그램입니다. QuickBooks는 소기업을 위해 특별히 설계된 회계 소프트웨어입니다. 재무를보다 효율적으로 관리하는 데 도움이되는 내장 GL 시트 기능이 있습니다.
소프트웨어를 선택할 때는 기존 시스템과의 사용 편의성, 비용 및 호환성과 같은 요소를 고려하십시오. 데이터 가져 오기, 자동화 및보고와 같은 기능을 제공하는 소프트웨어를 찾고 싶을 수도 있습니다.
2 단계 : 종이 GL 시트를 스캔하십시오
올바른 소프트웨어를 선택하면 다음 단계는 종이 GL 시트를 스캔하는 것입니다. 스캐너를 사용하여 용지를 스캔하여 디지털 파일로 저장할 수 있습니다. 텍스트가 명확하고 읽을 수 있는지 확인하기 위해 용지를 고해상도로 스캔하십시오.
스캐너가없는 경우 스마트 폰을 사용하여 종이 GL 시트 사진을 찍을 수도 있습니다. 사진을 디지털 파일로 변환하는 데 도움이되는 많은 앱이 있습니다. 텍스트가 명확한 지 확인하기 위해 사진을 좋은 조명과 직선 각도에서 찍어야합니다.
3 단계 : 디지털 파일을 정리하십시오
종이 GL 시트를 스캔 한 후 다음 단계는 디지털 파일을 정리하는 것입니다. 여기에는 헤더, 바닥 글 및 워터 마크와 같은 불필요한 정보를 제거하는 것이 포함됩니다. Adobe Acrobat와 같은 소프트웨어를 사용하여 디지털 파일을 편집하고 원치 않는 요소를 제거 할 수 있습니다.
디지털 파일을 선택한 소프트웨어와 호환되는 형식으로 변환 할 수도 있습니다. 예를 들어 Microsoft Excel을 사용하는 경우 파일을 Excel 형식으로 변환 할 수 있습니다. 대부분의 스캐너와 앱을 사용하면 파일을 다른 형식으로 저장할 수 있으므로 자신에게 맞는 파일을 찾을 수 있어야합니다.
4 단계 : 데이터를 입력하십시오
디지털 파일을 정리하면 다음 단계는 선택한 소프트웨어에 데이터를 입력하는 것입니다. 특히 많은 GL 시트가있는 경우 시간이 많이 걸리는 프로세스가 될 수 있습니다. 그러나 더 쉽게 만들 수있는 몇 가지 방법이 있습니다.
한 가지 옵션은 OCR (Optical Character Recognition) 소프트웨어를 사용하는 것입니다. OCR 소프트웨어는 디지털 파일의 텍스트를 편집 가능한 텍스트로 변환 한 다음 소프트웨어에 복사하여 붙여 넣을 수 있습니다. 이렇게하면 많은 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다. 특히 입력 할 데이터가 많으면 많은 시간과 노력을 기울일 수 있습니다.
또 다른 옵션은 소프트웨어에서 데이터 가져 오기 기능을 사용하는 것입니다. 많은 소프트웨어 프로그램을 사용하면 CSV 파일 또는 Excel 스프레드 시트와 같은 다른 소스에서 데이터를 가져올 수 있습니다. 디지털 파일이 호환 형식이면이 기능을 사용하여 데이터를 소프트웨어로 직접 가져올 수 있습니다.
5 단계 : 데이터를 확인하고 조정하십시오
데이터를 소프트웨어에 입력 한 후 다음 단계는 데이터를 확인하고 조정하는 것입니다. 여기에는 정확성을 확인하고 종이 GL 시트와 일치하는지 확인하는 것이 포함됩니다. 디지털 GL 시트를 종이 GL 시트와 비교하고 불일치를 찾아서이를 수행 할 수 있습니다.
오류 나 불일치를 찾으면 소프트웨어에서 오류를 수정해야합니다. 여기에는 항목 조정, 누락 데이터 추가 또는 잘못된 데이터 삭제가 포함될 수 있습니다. 데이터를 확인하고 조정 한 후에는 디지털 GL 시트가 정확하고 최신임을 확신 할 수 있습니다.
6 단계 : 자동화 및보고를 설정합니다
종이 GL 시트를 디지털로 변환하고 데이터를 확인한 후에는 다음 단계는 자동화 및보고를 설정하는 것입니다. 자동화는 데이터 입력 및 조정과 같은 반복적 인 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 오류의 위험을 줄이는 데 도움이됩니다. 보고하면 재무 데이터를 분석하고 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있습니다.
대부분의 소프트웨어 프로그램은 자동화 및보고와 같은 기능을 제공합니다. 송장 처리, 결제 알림 및 재무보고와 같은 작업을 자동화하기 위해 규칙 및 워크 플로를 설정할 수 있습니다. 또한 보고서 및 대시 보드를 생성하여 재무 데이터를 시각화하고 성과를 추적 할 수 있습니다.
7 단계 : 직원을 훈련시킵니다
비즈니스를 위해 종이 GL 시트를 디지털로 변환하는 경우 새로운 시스템 사용 방법에 대해 직원에게 교육하는 것이 중요합니다. 이것은 모든 사람이 같은 페이지에 있고 전환이 원활하게 진행되도록하는 데 도움이 될 수 있습니다.
교육 세션, 온라인 자습서 또는 사용자 설명서를 제공하여 직원이 새로운 시스템 사용 방법을 배우도록 도와줍니다. 구현을 관리하고 지속적인 지원을 제공하기 위해 포인트 사람 또는 팀을 할당 할 수도 있습니다.
8 단계 : 디지털 GL 시트를 유지하고 업데이트하십시오
종이 GL 시트를 디지털로 변환 한 후에는 정기적으로 유지 관리하고 업데이트하는 것이 중요합니다. 여기에는 데이터를 백업하고 소프트웨어를 업데이트하며 재무 데이터를 정기적으로 검토하는 것이 포함됩니다.
데이터를 백업하면 시스템 고장, 데이터 유출 또는 기타 재해의 경우 재무 정보를 보호하는 데 도움이 될 수 있습니다. 클라우드 스토리지 서비스 또는 외부 하드 드라이브를 사용하여 데이터를 백업 할 수 있습니다. 소프트웨어를 업데이트하면 최신 기능과 보안 패치가 있는지 확인할 수 있습니다. 또한 재무 데이터를 정기적으로 검토하여 트렌드 나 문제를 식별하고 필요에 따라 조정해야합니다.
결론
종이 GL 시트를 디지털로 변환하는 것은 어려운 과정이지만 보람있는 과정이 될 수 있습니다. 이 단계를 수행하면 전환을 원활하게 만들고 디지털 GL 시트 시스템의 이점을 누릴 수 있습니다. aGL 시트공급 업체는 정확하고 최신 재무 기록의 중요성을 증명할 수 있습니다. 당신이 고품질 시장에 있다면GL 코일또는Gallvalume 스틸 스트립, 나는 도와주고 싶다. 당신의 특정 요구에 대해 논의하고 우리가 함께 일할 수있는 방법을 탐구하기 위해 저에게 연락하십시오.
참조
- Microsoft Excel 문서
- Google Sheets Help Center
- QuickBooks 사용자 안내서
- Adobe Acrobat 튜토리얼